Ngoài những quy tắc Business Manner cơ bản, khi làm việc với người Nhật, bạn cần hiểu thêm một số văn hóa đặc trưng khác. Những yếu tố này không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt, mà còn giúp công việc diễn ra suôn sẻ và tránh những hiểu lầm không đáng có.
1. Văn hóa đúng giờ (時間厳守 – じかんげんしゅ)
🔹 Người Nhật rất coi trọng thời gian. Việc đến muộn dù chỉ 5 phút có thể bị coi là bất lịch sự và thiếu chuyên nghiệp.
🔹 Quy tắc đúng giờ trong công việc:
✅ Đến sớm hơn ít nhất 5-10 phút.
✅ Nếu có thể đến muộn, hãy báo trước qua email hoặc điện thoại.
✅ Trong cuộc họp, nếu bị trễ, hãy xin lỗi ngắn gọn khi bước vào phòng.
👉 Ví dụ cách xin lỗi khi đến trễ:
- 申し訳ございません。道が混んでおりまして、遅れてしまいました。
(Tôi xin lỗi. Đường đông nên tôi đến trễ.) - ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
(Tôi xin lỗi vì đã làm phiền mọi người.)
2. Văn hóa làm việc chăm chỉ (勤勉 – きんべん)
🔹 Người Nhật đề cao sự chăm chỉ và luôn sẵn sàng làm việc ngoài giờ nếu cần thiết.
🔹 Làm việc hiệu quả quan trọng hơn số giờ làm việc, nhưng nếu về quá sớm, bạn có thể bị coi là không nhiệt tình với công việc.
👉 Gợi ý khi muốn về đúng giờ:
- お先に失礼いたします。(Xin phép tôi về trước.)
- 何かございましたら、明日すぐ対応いたします。
(Nếu có vấn đề gì, tôi sẽ xử lý ngay vào ngày mai.)
3. Văn hóa im lặng trong giao tiếp (沈黙 – ちんもく)
🔹 Người Nhật không thích tranh luận gay gắt. Họ thường giữ im lặng trước khi đưa ra quyết định.
🔹 Trong một cuộc họp, nếu người Nhật không phản hồi ngay, không có nghĩa là họ không đồng ý, mà có thể họ đang cân nhắc kỹ lưỡng.
👉 Cách phản hồi lịch sự khi chưa có quyết định:
- 少し考えさせていただけますか？
(Tôi có thể suy nghĩ thêm một chút không?) - もう少し検討させていただきます。
(Tôi muốn cân nhắc thêm một chút.)
4. Văn hóa đọc không khí (空気を読む – くうきをよむ)
🔹 “空気を読む” (Kūki wo yomu) nghĩa là “đọc không khí”, tức là hiểu tình huống và hành động phù hợp mà không cần ai nói ra.
🔹 Trong môi trường làm việc, đọc không khí giúp bạn biết khi nào nên nói, khi nào nên im lặng, và cách điều chỉnh thái độ của mình.
👉 Ví dụ về cách “đọc không khí”:
✅ Nếu cấp trên có vẻ bận rộn, không nên làm phiền với những câu hỏi nhỏ.
✅ Trong cuộc họp, nếu mọi người không ai đồng ý nhưng không nói ra, có thể hiểu là họ không muốn phản đối trực tiếp.
5. Văn hóa “ringi” – Quy trình ra quyết định (稟議 – りんぎ)
🔹 Người Nhật thường không đưa ra quyết định cá nhân ngay lập tức, mà phải thông qua tập thể.
🔹 Hệ thống này gọi là “Ringi-sei” (稟議制 – りんぎせい), nghĩa là từng cấp bậc sẽ duyệt và thông qua trước khi quyết định được thực hiện.
👉 Làm việc hiệu quả với hệ thống này:
✅ Khi đề xuất một ý tưởng, hãy chuẩn bị tài liệu kỹ càng để thuyết phục nhiều cấp khác nhau.
✅ Hãy kiên nhẫn, vì quá trình ra quyết định có thể mất nhiều thời gian hơn so với các công ty phương Tây.
6. Văn hóa tránh đối đầu trực tiếp
🔹 Người Nhật không thích nói “Không” thẳng thắn, vì có thể làm mất lòng người khác.
🔹 Thay vào đó, họ dùng những cách nói gián tiếp để từ chối lịch sự.
👉 Cách từ chối khéo léo:
| Trường hợp | Cách từ chối |
|---|---|
| Không thể tham gia cuộc họp | 申し訳ございませんが、他の予定が入っております。 (Xin lỗi, tôi có lịch trình khác.) |
| Không thể làm ngay | 少々お時間をいただけますか？ (Tôi cần thêm thời gian để xử lý.) |
| Không đồng ý với ý kiến | そのご意見も興味深いですが、もう少し考えさせてください。 (Ý kiến đó rất thú vị, nhưng tôi muốn cân nhắc thêm.) |
7. Văn hóa tôn trọng cấp trên (年功序列 – ねんこうじょれつ)
🔹 Nhật Bản có hệ thống thâm niên (年功序列 – ねんこうじょれつ), nơi những người có nhiều năm kinh nghiệm sẽ có tiếng nói hơn.
🔹 Khi làm việc với người Nhật, cần thể hiện sự tôn trọng cấp trên, ngay cả khi bạn có ý tưởng tốt hơn.
👉 Cách thể hiện sự tôn trọng:
✅ Khi nói chuyện với cấp trên, dùng kính ngữ (敬語 – けいご).
✅ Khi phản biện ý kiến, nên dùng cách nói lịch sự:
- なるほど、ですが、別の視点から考えると…
(Tôi hiểu, nhưng nếu nhìn từ góc độ khác thì…)
✅ Không gọi thẳng tên cấp trên, mà dùng “Tên + さん/部長” (ví dụ: 田中部長 – Tanaka Buchou).
8. Văn hóa làm việc nhóm (和 – わ)
🔹 Người Nhật coi trọng sự hài hòa trong nhóm hơn là thành tích cá nhân.
🔹 Khi làm việc với người Nhật, hãy thể hiện tinh thần hợp tác thay vì chỉ tập trung vào bản thân.
👉 Làm việc nhóm hiệu quả:
✅ Luôn chia sẻ thông tin với đồng đội.
✅ Không đưa ra quyết định một mình mà nên tham khảo ý kiến nhóm.
✅ Nếu có xung đột, hãy giải quyết một cách nhẹ nhàng, tránh làm mất hòa khí.
9. Văn hóa giao tiếp qua email (ビジネスメール)
🔹 Email trong công việc cần rõ ràng, lịch sự và có cấu trúc.
🔹 Cấu trúc chuẩn của email công việc:
- Lời chào mở đầu:
いつもお世話になっております。
(Cảm ơn anh/chị luôn hỗ trợ chúng tôi.) - Nội dung chính:
本件につきまして、下記の通りご連絡いたします。
(Tôi xin phép gửi thông tin như dưới đây.) - Kết thúc lịch sự:
どうぞよろしくお願いいたします。
(Mong nhận được sự hỗ trợ của anh/chị.)
👉 Lưu ý quan trọng:
✅ Dùng ngôn ngữ trang trọng, không viết tắt.
✅ Không gửi email quá dài, chỉ cần nêu nội dung chính.
Tóm lại
Làm việc với người Nhật không chỉ đơn thuần là tuân thủ quy tắc, mà còn cần hiểu văn hóa để thích nghi. Nắm vững các điểm sau sẽ giúp bạn làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn:
✅ Đúng giờ, tôn trọng cấp trên, tránh đối đầu trực tiếp.
✅ Hợp tác theo nhóm, kiên nhẫn trong quyết định, dùng kính ngữ phù hợp.
✅ Thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp email, họp hành và trao đổi danh thiếp.
💡 Bạn đã từng làm việc với người Nhật chưa? Có tình huống nào bạn muốn tìm hiểu cách ứng xử không?
Các bài viết không xem thì tiếc:
- Giới thiệu về business manner trong văn hoá Nhật Bản phần 1
- Mẫu email business trong tiếng Nhật – tham khảo
- Lộ trình học tiếng Nhật cho người chưa biết gì về tiếng Nhật và văn hóa Nhật
- Phân biệt まで、までに、まえに | ĐÔ TRỊNH
- Tiếng Nhật chuyên nghành IT
- Cách dùng もの trong tiếng nhật
- 意味合い trong tiếng Nhật
- Cách dùng もの trong tiếng nhật phần 2
- Cách xác nhận nội dung đúng hay sai trong tiếng Nhật (rất quan trọng)
- Cách dùng tokoro, ところ trong tiếng nhật
- 伝え漏れ trong tiếng Nhật là gì?
- So sánh 育成 và 教育 trong tiếng Nhật
- Từ vựng thông dụng trong tiếng Nhật
- 第一印象 trong tiếng Nhật
- クセをつける trong tiếng Nhật
